API-koppelingen Je pakketten zijn prima. Ze praten alleen niet met elkaar.
De boekhouding weet niet wat de webshop verkocht heeft. Het CRM weet niet wat er gepland staat. En daartussenin zit iemand die het verschil elke dag met de hand goedmaakt. Een koppeling haalt die persoon uit de keten.
Het misverstand
Een koppeling is geen technisch project.
Het is een afspraak over wie de waarheid bezit.
De meeste koppelingen mislukken niet op techniek maar op onduidelijkheid. Als de klantnaam in drie systemen staat en ze wijken af, moet iemand bepalen welke de juiste is. Dat is geen API-vraag, dat is een bedrijfsvraag.
Daarom beginnen we altijd met de datavraag. Welk systeem is leidend voor klanten, welk voor producten, welk voor prijzen? Zodra dat vastligt is de koppeling zelf meestal het eenvoudigste deel van het werk.
Wat we niet doen: stilletjes gegevens overschrijven. Als twee systemen het oneens zijn, krijg je een melding in plaats van een stille aanpassing die je pas bij de jaarafsluiting ontdekt.
Wat we koppelen
Boekhouding, CRM, webshop, mailbox, planning.
Heeft een pakket een API, dan is het te koppelen. Heeft het er geen, dan zijn er meestal nog wegen via export, e-mail of een tussenbestand. Dat zeggen we vooraf, niet halverwege.
Staat jouw pakket er niet bij? Dat zegt weinig. De meeste zakelijke software van de laatste tien jaar heeft een API, en we kijken kosteloos of die van jou bruikbaar is voordat je iets afneemt.
Voorbeelden
Wat zo'n koppeling in de praktijk doet.
Webshop naar boekhouding
Aan het eind van de maand hoeft er niets meer te worden ingehaald. De boekhouder krijgt een administratie die al bij is.
Offerte naar project naar factuur
De gegevens uit de offerte worden nul keer opnieuw ingetikt. Wat je verkocht hebt is wat je factureert.
Hoe we het aanpakken
Klein beginnen, dan pas uitbreiden.
Een koppeling die te veel tegelijk wil is de meest voorkomende manier om er een half jaar aan kwijt te zijn.
Eerst de haalbaarheidscheck
We kijken of de API's van beide kanten kunnen wat nodig is, en of je licentie dat toestaat. Blijkt het niet te kunnen, dan hoor je dat voordat je iets betaalt.
Een richting tegelijk
We beginnen meestal met eenrichtingsverkeer. Dat is veel makkelijker te controleren, en in de praktijk lost het al het grootste deel van het handwerk op.
Zichtbaar wat er gebeurt
Je kunt terugzien wat er wanneer is doorgezet en wat er mislukt is. Een koppeling die stil faalt is erger dan geen koppeling.
Bewaakt na livegang
Leveranciers wijzigen hun API's, soms zonder aankondiging. Met bewaking zien wij het en herstellen we het, in plaats van dat jij het merkt aan een lege lijst.
Welke twee systemen zouden moeten praten?
Noem de pakketten die je gebruikt, dan zeggen we of ze te koppelen zijn en wat dat ongeveer kost. Ook als het antwoord is dat je het beter anders kunt oplossen.