Bedrijfsprocessen automatiseren Werk dat zichzelf doet zodra je het een keer goed inricht.
In elk bedrijf zit een categorie werk die niemand leuk vindt en die toch elke week terugkomt: gegevens overzetten, mailtjes doorsturen, lijstjes bijwerken. Dat is precies het werk dat een computer beter doet dan een mens.
Wanneer het loont
Automatisering loont als een stap vaak gebeurt, voorspelbaar verloopt en saai is.
Een proces dat drie keer per jaar voorkomt automatiseer je niet. Een proces dat veertig keer per week voorkomt en waar iedereen dezelfde handelingen doet, is een kandidaat.
De vuistregel die we hanteren: als je de stap kunt uitleggen aan een nieuwe medewerker in de vorm van "eerst dit, dan dat, behalve als", dan kan hij meestal geautomatiseerd worden. Zit er echte beoordeling in, dan automatiseren we de aanloop en laat je de beslissing bij een mens.
Wat er niet gebeurt: dat de computer ongecontroleerd je administratie in duikt. Bij elke automatisering leggen we vast wat er automatisch gaat, wat er ter goedkeuring wordt voorgelegd, en wat er gebeurt als er iets misgaat.
Wat we automatiseren
Zes soorten werk die vaak als eerste weggaan.
Niet omdat ze het spannendst zijn, maar omdat ze het vaakst voorkomen en het snelst iets opleveren.
E-mailverwerking
Binnenkomende mail wordt gesorteerd, doorgezet en waar mogelijk direct omgezet in een taak, aanvraag of werkbon. Aanvragen blijven niet in een gedeelde mailbox hangen tot iemand ze toevallig ziet.
- Sorteren op soort aanvraag
- Automatisch bevestigen naar de afzender
- Doorzetten naar de juiste persoon of lijst
- Bijlagen opslaan waar ze horen
Facturen en administratie
Inkoopfacturen worden uitgelezen en klaargezet in de boekhouding. Verkoopfacturen gaan automatisch de deur uit zodra een opdracht is afgerond, inclusief herinneringen als er niet betaald wordt.
- Inkoopfacturen uitlezen en klaarzetten
- Facturen versturen bij oplevering
- Betalingsherinneringen op schema
- Archivering per klant of project
Leads en opvolging
Een aanvraag via de website, telefoon of mail komt automatisch in je CRM, krijgt een bevestiging en komt op de juiste opvolglijst. Niemand hoeft nog een naam over te typen.
- Formulier direct in het CRM
- Automatische bevestiging naar de klant
- Herinnering als opvolging blijft liggen
- Offerte klaarzetten met bekende gegevens
Werkbonnen en planning
Van aanvraag naar werkbon naar planbord naar uitvoering, zonder tussenstappen op papier. De monteur ziet wat de klant heeft ingevuld, en de afmelding komt automatisch terug in de administratie.
- Werkbon automatisch uit een aanvraag
- Planbord met duidelijke fases
- Printbare bon voor onderweg
- Afmelding terug naar kantoor
Data gelijk houden
Klantgegevens, producten, prijzen en voorraad staan vaak op drie plekken en wijken op twee daarvan af. Een synchronisatie zorgt dat er een bron is en dat de rest volgt.
- Een systeem als bron aanwijzen
- Wijzigingen automatisch doorzetten
- Verschillen signaleren in plaats van stil aanpassen
- Einde aan de losse Excel ernaast
Signalering
Automatisering is pas betrouwbaar als je merkt wanneer hij hapert. We bouwen meldingen in, zodat een probleem opvalt op de dag zelf en niet aan het eind van het kwartaal.
- Melding bij mislukte stappen
- Overzicht van wat er is verwerkt
- Herstel opnieuw uitvoerbaar
- Optionele bewaking na livegang
Waarmee we bouwen
Standaardtechniek, geen zwarte doos.
We bouwen automatiseringen op gangbare, goed gedocumenteerde techniek die op jouw eigen omgeving draait. Geen platform waarop je alleen bij ons terecht kunt.
Op jouw omgeving
De automatisering draait op jouw server en jouw accounts. Wij hebben toegang zolang je dat wilt, niet omdat het technisch niet anders kan.
Leesbaar vastgelegd
Bij oplevering krijg je een beschrijving van wat er draait, wat het doet en waar het staat. Een andere ontwikkelaar kan het overnemen zonder ons te spreken.
Terugdraaibaar
Elke stap is uit te zetten zonder dat de rest omvalt. Werkt iets niet zoals bedacht, dan val je terug op de oude manier terwijl wij het aanpassen.
Bewaakt als je dat wilt
Leveranciers wijzigen hun API's. Met bewaking merken wij dat en herstellen we het, voordat jij een week aan facturen mist.
Welk werk komt bij jou elke week terug?
Vertel welk proces nu tijd kost. In 30 minuten hoor je of het te automatiseren is, wat het ongeveer kost en waar je het beste kunt beginnen.